Septembre est terminé. Le premier mois d’école est donc également fini. La semaine dernière, j’ai reçu la newsletter de l’école de nos enfants dans ma boîte mail.

Elle contenait un article sur les premières semaines de la nouvelle année scolaire. À l’école, ils appellent cette période les Semaines d’Or.

Durant ces premières semaines, les enseignants accordent délibérément une attention particulière à la cohésion et à la formation du groupe. Les enfants apprennent à connaître leur place dans le groupe. Ils apprennent à collaborer, fixent des règles et pratiquent des routines. On travaille sur l’autonomie et la responsabilité. L’objectif est de créer une classe dans laquelle les enfants se sentent en sécurité, savent ce que l’on attend d’eux et osent s’entraider. Ce n’est qu’alors qu’apparaît l’espace nécessaire pour bien apprendre et grandir.

Je suis restée pensive devant ce passage.

Peut-être parce que j’ai moi-même travaillé plus de 10 ans comme chef de projet. Car en réalité, le parallèle avec les équipes projet est particulièrement frappant.

Nous lançons un projet. Avons-nous pour autant une équipe ?

Au début d’un nouveau projet, nous réunissons un certain nombre de personnes.

Nous recherchons l’expertise adéquate. Nous définissons le périmètre. Nous établissons un planning. Les rôles sont répartis, les jalons fixés et les premières réunions apparaissent dans l’agenda.

Ensuite, nous appelons ce groupe de personnes une équipe projet.

Seulement : le sont-ils déjà à ce moment-là ?

Souvent, ces personnes se connaissent à peine. Parfois, elles n’ont même jamais travaillé ensemble. Dans de nombreux projets, l’équipe est en outre composée de personnes issues de différentes organisations. Quelques collègues de votre propre organisation, quelques personnes du côté du client et peut-être encore un partenaire externe.

Chacun apporte sa propre expertise, mais aussi ses propres attentes, intérêts, méthodes de travail et antécédents. Vous avez donc réuni un groupe de personnes compétentes autour de la table. La capacité à performer ensemble en tant qu’équipe doit encore se développer.

Cette idée n’est d’ailleurs pas nouvelle. Tuckman décrivait déjà en 1965 comment les groupes se développent via le forming, storming, norming et performing. Son modèle montre surtout qu’un groupe a besoin de temps et d’interactions pour atteindre une phase où les rôles et les relations sont suffisamment développés pour pouvoir se concentrer pleinement sur la tâche.

Et pourtant, une organisation attend souvent d’une équipe projet temporaire qu’elle soit performante dès le premier jour.

Peut-être que chaque équipe projet a besoin de ses propres Semaines d’Or

Cela m’a ramenée à cette newsletter.

Notre école trouve logique d’investir consciemment du temps dans la formation du groupe au début de l’année. L’enseignant ne commence pas seulement par la matière à apprendre. Il ou elle travaille également sur les conditions dans lesquelles ces enfants devront apprendre ensemble le reste de l’année.

Pourquoi ne ferions-nous pas la même chose lors d’un nouveau projet ?

Je pense qu’il y a là un rôle important pour le chef de projet.

En tant que chef de projet, vous êtes responsable du planning, du budget, du périmètre et de l’avancement. Évidemment. Mais vous avez aussi, à chaque fois, une équipe temporaire devant vous qui doit produire des résultats ensemble dans un délai relativement court.

Alors, pour moi, vous êtes aussi un bâtisseur d’équipe.

Et cela demande d’autres compétences que de simplement tenir à jour une liste d’actions.

Le teambuilding commence avant que les problèmes ne surviennent

Le mot le dit lui-même : team-building. Construire une équipe.

Pourtant, je vois souvent le teambuilding apparaître à un autre moment dans les organisations.

Une équipe s’enlise. Il y a des frustrations. Les gens ne se parlent pas assez franchement. Des silos se créent. La confiance s’effrite. Et alors vient la question : « Devrions-nous faire quelque chose en matière de teambuilding ? »

Dans nos formations, nous utilisons souvent l’expression : la confiance vient à pied et repart à cheval. C’est pourquoi le début est si important.

Lorsqu’une équipe projet temporaire est constituée, vous disposez d’une période unique durant laquelle les habitudes, les relations et les attentes sont encore en train de se former. C’est le moment de permettre aux gens de vraiment se connaître et de vivre des expériences ensemble.

Et par là, j’entends plus qu’un simple tour de table : « Je suis Dorien, voici ma fonction et voici mon expertise. »

En tant que membre de l’équipe, je veux aussi savoir : Dans quoi es-tu vraiment bon ? Quelles sont tes difficultés ? Pour quoi pouvons-nous faire appel à toi ? Pour quoi as-tu besoin des autres ? Comment aimes-tu travailler ? Qu’attends-tu de moi ? Que fais-tu quand quelque chose tourne mal ?

C’est là que commence pour moi la collaboration complémentaire.

La recherche sur les équipes projet souligne l’importance de ce démarrage. Ericksen et Dyer ont comparé des équipes projet performantes et peu performantes et ont trouvé des différences dans la manière dont les équipes étaient mobilisées et lancées. Les équipes les plus performantes démarraient plus vite, utilisaient une approche plus large lors de leur mobilisation et organisaient des kick-offs plus participatifs.

Le démarrage d’un projet n’est donc pas du temps perdu avant que le « vrai travail » ne commence.

Cela fait partie du vrai travail.

Que doit donc faire un chef de projet ?

Au début d’un projet, je réfléchirais au moins à cinq points.

1. Zorg dat mensen elkaar leren kennen

Une nouvelle équipe projet ne commence pas en tant qu’équipe, mais comme un groupe d’individus. Prenez donc le temps de découvrir l’expertise, l’expérience, les forces, les pièges, les attentes et les modes de collaboration préférés de chacun. Vous découvrirez ainsi non seulement ce que chacun apporte, mais aussi où se situent les complémentarités et où il pourrait encore y avoir des angles morts ou des lacunes dans l’équipe.

La recherche sur les équipes projet montre par exemple que la familiarité entre les membres de l’équipe est liée à de meilleures performances. Dans une étude sur des équipes de projets logiciels, l’expérience de travail commune antérieure était même plus systématiquement liée à la performance que l’expérience individuelle des membres de l’équipe en soi.

Je trouve cela intéressant.

Lors de la composition des équipes, nous accordons beaucoup d’attention à la question : Avons-nous les meilleures personnes à bord ?

Peut-être devrions-nous accorder autant d’attention à : Comment faire en sorte que ces personnes puissent bien travailler ensemble ?

2. Verbind het team met de opdracht

Un projet se compose généralement de tâches individuelles. Mais le résultat d’un projet n’est pas une simple collection de tâches cochées.

Les gens doivent comprendre ce qu’ils essaient de réaliser ensemble, quelle est leur contribution et où ils ont besoin les uns des autres.

Pour un chef de projet, des questions très concrètes y sont liées : Tout le monde sait-il ce que l’on attend de lui ou d’elle ? Les gens savent-ils comment les décisions sont prises ? Est-il clair qui est responsable de quoi ? Tout le monde comprend-il ce que sa contribution signifie pour le résultat final ?

3. Bouw aan veiligheid om problemen vroeg op tafel te krijgen

Dans un projet, les choses tournent mal. C’est presque inévitable. La question importante est de savoir ce qui se passe ensuite.

Est-ce que quelqu’un ose dire lors d’une réunion : « En fait, je ne comprends pas ceci » ?

Quelqu’un peut-il indiquer : « Je ne vais pas respecter mon échéance » ?

Quelqu’un peut-il remettre en question une décision du chef de projet ou du client ?

Pouvez-vous dire : « C’était mon erreur » ?

Amy Edmondson appelle cela la sécurité psychologique : la conviction partagée que l’équipe est suffisamment sûre pour prendre des risques interpersonnels. Ses recherches auprès de 51 équipes de travail ont montré un lien entre la sécurité psychologique et le comportement d’apprentissage, ce dernier étant ensuite lié à la performance de l’équipe.

Pour les projets, je trouve cela particulièrement pertinent.

Une erreur qui est rapidement mise sur la table peut être analysée et corrigée. Une erreur cachée pendant des semaines par peur de la réaction peut devenir extrêmement coûteuse.

Une bonne équipe projet doit donc pouvoir entrer rapidement dans un cycle d’essai, de constatation d’erreur, de discussion, d’apprentissage et d’ajustement.

4. Maak samen de spelregels

Ici encore, j’ai trouvé la comparaison avec notre école intéressante.

Pendant leurs Semaines d’Or, ils travaillent aussi sur des routines. La clarté et la prévisibilité aident les enfants à fonctionner de manière plus autonome.

Selon moi, cela s’applique tout autant aux équipes.

Comment communiquons-nous ? Quand quelque chose est-il urgent ? Où actons-nous les décisions ? Comment nous interpellons-nous ? Que faisons-nous quand quelqu’un ne respecte pas son engagement ? Qui peut prendre quelles décisions ? Quand faisons-nous remonter un problème ?

Les bonnes équipes ne s’accordent pas seulement sur la manière dont elles collaborent. Elles s’accordent aussi sur ce qu’elles attendent les unes des autres et sur la manière de se recadrer lorsque ces attentes ne sont pas satisfaites. C’est ainsi qu’une équipe devient plus autonome.

5. Sta stil bij vertrek of start van een nieuwe persoon in het team

Quelqu’un part, quelqu’un de nouveau arrive. Ce sont des moments importants à souligner avec l’équipe. L’équipe – telle qu’elle était – n’est plus, n’existe plus. De nouvelles dynamiques apparaissent avec les départs et les arrivées. En tant que chef de projet, vous devez donc créer un momentum pour veiller à ce qu’une attention soit à nouveau brièvement portée au teambuilding, aux accords et à la collaboration, ainsi qu’à la complémentarité.

Et puis cette réunion de statut hebdomadaire…

Durant mes années de chef de projet, j’ai assez souvent entendu la blague : « Que fait un chef de projet, à part organiser des réunions ? »

Il y a là un fond de vérité dérangeant.

Dans beaucoup de projets, énormément de temps est consacré aux réunions de statut. Nous ouvrons la liste d’actions. Nous passons en revue les actions personne par personne.

• As-tu fait cela ?
• Quand est-ce que ce sera prêt ?
• Quel est le statut ?
• Point suivant.

Une semaine plus tard, nous recommençons la même chose.

Lorsque les gens viennent à une telle réunion uniquement pour rapporter leur statut au chef de projet, alors le groupe ne fonctionne probablement pas encore vraiment comme une équipe.

Nous avons bien sûr besoin de concertation. Surtout dans les projets complexes. Mais la concertation peut être bien plus qu’un contrôle. Une bonne réunion de projet aide l’équipe à prendre des décisions, à rendre les problèmes visibles tôt, à apprendre les uns des autres, à discuter des dépendances et à demander de l’aide.

C’est là que réside pour moi une différence majeure.

Prévoyez aussi un premier point de situation

L’école de nos enfants fait encore une chose pendant ces Semaines d’Or que j’aimerais transposer aux équipes projet.

Après quelques semaines, un point de situation est organisé.

Où en est ce groupe classe ? Qu’est-ce qui fonctionne bien ? Quels sont encore les défis ? De quoi ce groupe a-t-il besoin ? De quoi l’enseignant a-t-il besoin ?

Ensuite, ils déterminent quel soutien est nécessaire. Chaque classe ne reçoit pas automatiquement la même approche.

Pourquoi ne ferions-nous pas cela plus souvent avec les équipes projet ?

Prévoyez par exemple, quelques semaines après le kick-off, une discussion d’équipe formelle :

• Comment collaborons-nous actuellement ?
• Qu’est-ce qui fonctionne bien ?
• Où perdons-nous de l’énergie ?
• Qu’est-ce qui reste non-dit ?
• Les rôles et les attentes sont-ils suffisamment clairs ?
• Où avons-nous davantage besoin les uns des autres ?
• Que devons-nous adapter pour mieux fonctionner en tant qu’équipe ?

Pour moi, cela fait aussi partie de la gestion de projet.

Peut-être devrions-nous donc démarrer les projets différemment

Je trouve cela beau qu’une newsletter d’école primaire m’ait fait réfléchir à nouveau sur mes années en gestion de projet.

Les enfants reçoivent délibérément du temps au début de l’année scolaire pour transformer une classe en un groupe.

Les équipes projet ne sont pas si différentes sur ce point. Elles aussi ont besoin de temps pour aligner les attentes, instaurer la confiance et développer de bonnes méthodes de collaboration.

Ainsi, lorsque vous lancerez prochainement un nouveau projet, j’ajouterais, à côté du périmètre, du timing, du budget, des ressources et des livrables, une question supplémentaire à l’ordre du jour du kick-off :

De quoi ce groupe de personnes a-t-il besoin pour devenir une véritable équipe le plus rapidement possible ?

Peut-être sont-ce là les Semaines d’Or de chaque projet.